เมื่อวันที่ 17 พฤศจิกายน 2559 ที่ผ่านมา บุคลากรสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ซึ่งประกอบด้วยบุคลากรจากกองนโยบายและแผน กองกลาง (งานพัสดุ งานการคลัง) และคณะผู้บริหาร รวม 22 ท่าน มีโอกาสเดินทางไปศึกษาดูงานและจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับผู้บริหารและบุคลากร สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ ซึ่งน่าจะเป็นมหาวิทยาลัยราชภัฏที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในภาคเหนือ มีนักศึกษา 20,000-30,000 คน การศึกษาดูงานครั้งนี้ นับเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง จากประสบการณ์การแลกเปลี่ยนกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงานในส่วนของแผนและนโยบาย มีประเด็นข้อคิดสำคัญๆ ที่เป็นแนวปฏิบัติที่ดีจากกิจกรรมครั้งนี้หลายประการ ได้แก่- การขับเคลื่อนแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร ผู้บริหารทุกระดับ บุคลากรทุกคนในองค์กร จะต้องรับรู้รับทราบ รู้ทิศทางการพัฒนาองค์กรสู่วิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ร่วมกัน ดังนั้น แผนยุทธศาสตร์องค์กร นับเป็นเครื่องมือและกลไกไปสู่ความสำเร็จ ปัญหาสำคัญได้แก่ กระบวนการประเมินความสำเร็จของแผนยุทธศาสตร์ ซึ่งคล้ายๆ กับองค์กรภาครัฐหลายแห่ง
สำหรับประเด็นปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้นคล้ายๆ กันในองค์กร เกี่ยวกับการดำเนินงานด้านแผน นโยบาย และงบประมาณ ได้แก่
- ขาดสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจ เนื่องจากกองนโยบายและแผน จำเป็นต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจ แต่มหาวิทยาลัยฯ ยังขาดสารสนเทศที่สมบูรณ์ในทุกมิติ ทั้งในด้านบุคลากร นักศึกษา งบประมาณ โครงการ/กิจกรรม ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
- ขาดแผนยุทธศาสตร์เฉพาะด้าน มหาวิทยาลัยฯ ยังขาดการจัดทำแผนยุทธศาสตร์เฉพาะด้านให้สมบูรณ์ ได้แก่ แผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ แผนยุทธศาสตร์การเงินและรายได้ แผนจัดการความเสี่ยง แผนพัฒนานักศึกษา และที่สำคัญคือ การนำแผนยุทธศาสตร์เหล่านี้ไปสู่การปฏิบัติ การติดตามผล และการรายงานผล
- ผู้บริหารและบุคลากรขาดความรู้ความเข้าใจ ด้วยการเผยแพร่แผนยุทธศาสตร์ที่ยังเข้าไม่ถึงทุกภาคส่วนในองค์กร ทำให้ผู้บริหาร บุคลากร นักศึกษา ยังไม่เข้าใจ หรือขาดความสนใจในการนำแผนยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติจริง
- การพัฒนาโครงการที่มีคุณภาพ เนื่องจากปัจจุบันการเสนอของบประมาณตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2561 เน้นการเสนอโครงการบูรณาการตามแผนยุทธศาสตร์ 28 แผนงาน ดังนั้น จำเป็นต้องพัฒนาโครงการขนาดใหญ่ ที่เน้นการบูรณาการใน 3 มิติ คือ เชิงพื้นที่ (Area Based) เชิงภารกิจตามยุทธศาสตร์ที่รัฐกำหนด (Agenda) และเชิงฟังก์ชั่น (Function) ที่ต้องระบุกลุ่มเป้าหมาย ผลผลิต ผลลัพธ์ ผลกระทบให้ชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อนกับการดำเนินงานของหน่วยงานอื่น
- ความร่วมมือจากหน่วยงานภายใน การดำเนินงานของกองนโยบายและแผน จำเป็นต้องดำเนินงานตามนโยบายหรือการสั่งการของสำนักงบประมาณ หรือโดยรัฐบาล ซึ่งมักจำเป็นต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่หลากหลายรูแบบ ส่วนใหญ่มักเป็นการร้องขอข้อมูลและสารสนเทศแบบเร่งด่วน ทำให้หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยฯ ไม่สามารถส่งหรือรวบรวมข้อมูลและสารสนเทศให้กองนโยบายและแผนได้ทัน จึงจำเป็นต้องสร้างเครือข่าย การลดขั้นตอนการได้มาซึ่งข้อมูลและสารสนเทศ
