การบริหารองค์กร: ทิศทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา

การปฏิรูปการบริหารองค์กรมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลาในระยะ 10 ปีข้างหน้า ตามแผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลาสู่มาตรฐานความเป็นเลิศ  ระยะ 10 ปี พ.ศ. 2560-2569 มุ่งเน้นองค์กรเป็นองค์กร Small and Smart University มุ่งเป็นองค์กรที่เป็น "คลังปัญญาแห่งชายแดนใต้" ตามวิสัยทัศน์ที่องค์กรกำหนดไว้ นั่นหมายถึงมหาวิทยาลัยฯ จะต้องเป็นองค์กรต้นแบบในการพัฒนาและการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารองค์กรและการพัฒนาด้านการจัดการเรียนรู้ มีแนวปฏิบัติที่ดี มีผลผลิตที่เป็นระบบสารสนเทศหรือซอฟต์แวร์จดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา (การจดลิขสิทธิ์) สอดคล้องกับแนวทางการพัฒนาระบบราชการ 4.0 ที่ทางสำนักงานคณะกรรมการการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) กำหนดทิศทางไว้ที่หน่วยงานราชการ ตัวข้าราชการ บุคลากรที่อยู่ในองค์กรของราชการต้องปรับตัว ปรับเปลี่ยนแนวคิดและวิธีการทำงานในประเด็นที่ 3 คือ มีขีดสมรรถนะสูงและทันสมัย  ส่งเสริมและสนับสนุนให้ก้าวไปสู่ ประเทศไทย 4.0 - ระบบราชการ 4.0

       เมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2560 เวลา 09.00-12.00 น. สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ  จัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทิศทางการพัฒนาระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา โดยมีทีมงานผู้บริหารมหาวิทยาลัย คณะ ทีมงานเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จำนวนกว่า 50 คน โดยได้เรียนเชิญ อาจารย์ปัญญพัชร์ พู่ประเสริฐศักดิ์ และ อาจารย์ธันย์ทิวัธถ์  จันทนวรางกูร ผู้มีประสบการณ์พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่มาเป็นที่ปรึกษา
      ผลจากเวทีการเรียนรู้และแลกเปลี่ยนแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศต่างๆ ขององค์กร มุ่งเน้นไปในทิศทางพัฒนาเอง  "พึ่งพาตนเอง" ได้ แทนการจัดหาจากภายนอก (Out Source) ทั้งนี้ เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืน เป็นองค์ความรู้ของขององค์กร นอกจากนั้น ยังพบว่ามีประเด็นปัญหาสำคัญที่เกิดจากการขับเคลื่อนการนำไอซีทีมาใช้ในองค์กร ผู้ร่วมเวทีเสนอปัจจัยที่คาดว่ามีอิทธิพลต่อความสำเร็จในการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ขององค์กร เช่น ระบบสารสนเทศวางแผนและจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resources Planing: ERP) รวมทั้งนโยบายที่สำคัญขององค์กรที่จะส่งผลให้โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศประสบความสำเร็จ

   

 

ปัญหาที่สำคัญในการขับเคลื่อนการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในองค์กร จากประสบการณ์ที่ผ่านมาของมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ได้แก่

• ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ยังขาดความรุ้ ความเข้าใจ ทักษะในการออกแบบสารสนเทศที่จำเป็นต้องใช้ในการบริหารองค์กร ยังคงมองเห็นเฉพาะข้อมูลดิบที่เกิดจากระบบ TPS (Transaction Processing System: TPS) เป็นหลัก คือมุ่งมองแต่งานประจำ (Routine) เป็นส่วนใหญ่ 
• ผู้ใช้ (Operator) จำเป็นต้องมีความรู้และทักษะเกี่ยวกับระบบตั้งแต่เริ่มต้นในการนำมาใช้
• การกำหนดกระบวนการทำงาน (Process) ภายในหน่วยงานและระหว่างหน่วยงานยังไม่สอดคล้องกัน ขาดการเชื่อมต่อกัน อย่างเป็นระบบเดียวกัน
• ขาดการเชื่อมโยงฐานข้อมูลระบบหลักขององค์กร รวมทั้งขาดผู้ที่จะตัดสินใจในการกำกับการเชื่อมโยงฐานข้อมูล
• ข้อมูลและสารสนเทศบางส่วน ยังผูกติดกับบุคคล หรือบุคลากรคนใดคนหนึ่ง
• ระบบที่จัดซื้อ (Out Sources) ไม่ตรงตามความต้องการ เมื่อใช้มาระยะหนึ่ง มีความต้องการเปลี่ยนไป
• ช่วงการปรับเปลี่ยนใช้งานในระบบใหม่ อาจเกิดปัญหาภาระงานนำข้อมูลเข้าระบบหนักมาก จนเลิกใช้งาน
• นโยบายของผู้บริหารไม่ชัดเจน ผู้บริหารขาดความเข้าบบสารสนเใจในระบบสารสนเทศ และไม่ใช้ระบบสารสนเทศ
• งบประมาณในการบำรุงรักษา (Maintenance: MA) มีจำนวนมาก ซึ่งต้องมีค่าใช้จ่ายทุกปี และใช้ประโยชน์ไม่คุ้มค่า
• ขาดมาตรฐานหรือเทคโนโลยีกลางที่ใช้ร่วมกัน (มาตรฐานการพัฒนา ความรู้และทักษะทีมงาน  วิธีทำงาน หรือ Framework แตกต่างกัน)
• การบริหารงานบุคลากรในการกำหนดบทบาท (Job Description) ยังขาดความชัดเจน เช่น นักวิชาการคอมพิวเตอร์ทำงานไม่ตรงกับหน้าที่หลัก
• ความเสี่ยงที่เกิดจากการนำระบบผูกมัดกับคนๆ เดียว ขาดมาตรการหรือมาตรานในด้านความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ

สำหรับปัจจัยความสำเร็จของการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร เห็นว่า สิ่งต่อไปจะมีผลต่อความสำเร็จของการพัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่

• การบริหารและกำหนดนโยบายแบบมีส่วนร่วมและกำหนดจากศูนย์กลาง
• ความรู้ความเข้าใจของผู้บริหารในการออกแบบและนำสารสนเทศไปใช้งาน
• มีหน่วยงานรองรับการทำงานแบบบูรณาการ ใช้นวัตกรรมเดียวกัน
• นโยบายของผู้บริหารหรือองค์กร (ระยะยาว)
• ความต้องการที่ชัดเจนของผู้ใช้ (หน่วยงาน) 
• การพัฒนาทีมงานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหาร
• การสร้างความเข้าใจกับทุกๆ หน่วยที่เกี่ยวข้อง ในทิศทางของมหาวิทยาลัย
• ความจำเป็นของระบบที่เกิดจากความต้องการของผู้บริหารและผู้ใช้จริง
• บทบาทของผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศ

นอกจากนั้น ด้านนโยบายการบริหารงานด้านไอซีทีขององค์กร จะต้องมีความชัดเจน และกำหนดมาตรฐานขึ้นมาใช้ทั้งองค์กร ได้แก่

• การพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรภายใน จะต้องขออนุมัติในระดับนโยบาย เพื่อใช้ทรัพยากรร่วมกันและเป็นไปตามทิศทางการพัฒนาของมหาวิทยาลัย
• การพัฒนาคน (ทั้งด้านนักพัฒนาระบบ และผู้เกี่ยวข้อง) จะต้องมีเป้าหมายให้สอดคล้องกับทิศทางการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• การพัฒนามาตรฐานการทำงานด้านไอซทีที่เป็นกรอบมาตรฐานสากล
• การพึ่งพาตนเองอย่างยั่งยืนในอนาคต มุ่งสร้างผลิตเพื่อหาหรือสร้างรายได้
• ควรมีการพัฒนาระบบการมอบหมายงาน (KPIs) ของนักวิชาการคอมพิวเตอร์ให้ชัดเจน ตามหน้าที่หลัก
• การมอบหมาย KPIs ให้บุคลากรในหน่วยงานผู้ใช้ระบบโดยตรง เพื่อให้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบสารสนเทศตั้งแต่เริ่มต้น
• ควรมีการจัดทำแผนบริหารเรื่องความเสี่ยงด้านไอซีที
• การกำหนดบทบาทในการพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรให้ชัดเจน  เช่น  DBA, NA
• เป้าหมายการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อตอบสนองการบริการท้องถิ่น โดยเฉพาะการผลิตระบบสารสนเทศตอบสนองโครงการต้นแบบสามเหลี่ยมเศรษฐกิจชายแดนใต้

 

  

Google Apps เพื่อการศึกษา

แสดงเครื่องมือ Google Apps สำหรับการศึกษา

          Google Apps for Education หรือ Google Apps สำหรับการศึกษา จากบริษัท Google ซึ่งให้สถานศึกษาใช้งานได้ฟรี มีพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวได้มากถึง 30GB ในรูปแบบ Cloud Computing และมีเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับบุคลากร ครูผู้สอน และนักเรียนนักศึกษา สนับสนุนในการปฏิบัติงาน การบริหาร รวมถึงสนับสนุนการเรียนการสอนได้เป็นอย่างดี
          ตัวอย่างเครื่องมือใน Google Apps for Education ที่นิยมใช้งานและรู้จักอย่างแพร่หลายทั่วโลก เช่น Google Mail, Google Hangout, Google Group, Google Plus เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร Google Calendar เป็นเครื่องมือจัดการเวลานัดหมาย ตารางงาน ตารางสอน Google Drive, Google Doc, Google Spreadsheet, Google Form เป็นเครื่องมือจัดการเอกสาร Google Site, Blogger เป็นเครื่องมือการสร้างเว็บไซต์หรือบล็อคอย่างง่าย เป็นต้น และสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานด้านอื่น ๆ ได้อย่างหลากหลายรูปแบบ

          ประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ใน Google Apps for Education

• เชื่อมต่อได้ตลอดเวลา ในพื้นที่ที่สามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้