การบริหารองค์กร: ทิศทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา

การปฏิรูปการบริหารองค์กรมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลาในระยะ 10 ปีข้างหน้า ตามแผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลาสู่มาตรฐานความเป็นเลิศ  ระยะ 10 ปี พ.ศ. 2560-2569 มุ่งเน้นองค์กรเป็นองค์กร Small and Smart University มุ่งเป็นองค์กรที่เป็น "คลังปัญญาแห่งชายแดนใต้" ตามวิสัยทัศน์ที่องค์กรกำหนดไว้ นั่นหมายถึงมหาวิทยาลัยฯ จะต้องเป็นองค์กรต้นแบบในการพัฒนาและการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารองค์กรและการพัฒนาด้านการจัดการเรียนรู้ มีแนวปฏิบัติที่ดี มีผลผลิตที่เป็นระบบสารสนเทศหรือซอฟต์แวร์จดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา (การจดลิขสิทธิ์) สอดคล้องกับแนวทางการพัฒนาระบบราชการ 4.0 ที่ทางสำนักงานคณะกรรมการการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) กำหนดทิศทางไว้ที่หน่วยงานราชการ ตัวข้าราชการ บุคลากรที่อยู่ในองค์กรของราชการต้องปรับตัว ปรับเปลี่ยนแนวคิดและวิธีการทำงานในประเด็นที่ 3 คือ มีขีดสมรรถนะสูงและทันสมัย  ส่งเสริมและสนับสนุนให้ก้าวไปสู่ ประเทศไทย 4.0 - ระบบราชการ 4.0

       เมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2560 เวลา 09.00-12.00 น. สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ  จัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทิศทางการพัฒนาระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา โดยมีทีมงานผู้บริหารมหาวิทยาลัย คณะ ทีมงานเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จำนวนกว่า 50 คน โดยได้เรียนเชิญ อาจารย์ปัญญพัชร์ พู่ประเสริฐศักดิ์ และ อาจารย์ธันย์ทิวัธถ์  จันทนวรางกูร ผู้มีประสบการณ์พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่มาเป็นที่ปรึกษา
      ผลจากเวทีการเรียนรู้และแลกเปลี่ยนแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศต่างๆ ขององค์กร มุ่งเน้นไปในทิศทางพัฒนาเอง  "พึ่งพาตนเอง" ได้ แทนการจัดหาจากภายนอก (Out Source) ทั้งนี้ เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืน เป็นองค์ความรู้ของขององค์กร นอกจากนั้น ยังพบว่ามีประเด็นปัญหาสำคัญที่เกิดจากการขับเคลื่อนการนำไอซีทีมาใช้ในองค์กร ผู้ร่วมเวทีเสนอปัจจัยที่คาดว่ามีอิทธิพลต่อความสำเร็จในการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ขององค์กร เช่น ระบบสารสนเทศวางแผนและจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resources Planing: ERP) รวมทั้งนโยบายที่สำคัญขององค์กรที่จะส่งผลให้โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศประสบความสำเร็จ

   

 

ปัญหาที่สำคัญในการขับเคลื่อนการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในองค์กร จากประสบการณ์ที่ผ่านมาของมหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ได้แก่

• ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ยังขาดความรุ้ ความเข้าใจ ทักษะในการออกแบบสารสนเทศที่จำเป็นต้องใช้ในการบริหารองค์กร ยังคงมองเห็นเฉพาะข้อมูลดิบที่เกิดจากระบบ TPS (Transaction Processing System: TPS) เป็นหลัก คือมุ่งมองแต่งานประจำ (Routine) เป็นส่วนใหญ่ 
• ผู้ใช้ (Operator) จำเป็นต้องมีความรู้และทักษะเกี่ยวกับระบบตั้งแต่เริ่มต้นในการนำมาใช้
• การกำหนดกระบวนการทำงาน (Process) ภายในหน่วยงานและระหว่างหน่วยงานยังไม่สอดคล้องกัน ขาดการเชื่อมต่อกัน อย่างเป็นระบบเดียวกัน
• ขาดการเชื่อมโยงฐานข้อมูลระบบหลักขององค์กร รวมทั้งขาดผู้ที่จะตัดสินใจในการกำกับการเชื่อมโยงฐานข้อมูล
• ข้อมูลและสารสนเทศบางส่วน ยังผูกติดกับบุคคล หรือบุคลากรคนใดคนหนึ่ง
• ระบบที่จัดซื้อ (Out Sources) ไม่ตรงตามความต้องการ เมื่อใช้มาระยะหนึ่ง มีความต้องการเปลี่ยนไป
• ช่วงการปรับเปลี่ยนใช้งานในระบบใหม่ อาจเกิดปัญหาภาระงานนำข้อมูลเข้าระบบหนักมาก จนเลิกใช้งาน
• นโยบายของผู้บริหารไม่ชัดเจน ผู้บริหารขาดความเข้าบบสารสนเใจในระบบสารสนเทศ และไม่ใช้ระบบสารสนเทศ
• งบประมาณในการบำรุงรักษา (Maintenance: MA) มีจำนวนมาก ซึ่งต้องมีค่าใช้จ่ายทุกปี และใช้ประโยชน์ไม่คุ้มค่า
• ขาดมาตรฐานหรือเทคโนโลยีกลางที่ใช้ร่วมกัน (มาตรฐานการพัฒนา ความรู้และทักษะทีมงาน  วิธีทำงาน หรือ Framework แตกต่างกัน)
• การบริหารงานบุคลากรในการกำหนดบทบาท (Job Description) ยังขาดความชัดเจน เช่น นักวิชาการคอมพิวเตอร์ทำงานไม่ตรงกับหน้าที่หลัก
• ความเสี่ยงที่เกิดจากการนำระบบผูกมัดกับคนๆ เดียว ขาดมาตรการหรือมาตรานในด้านความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ

สำหรับปัจจัยความสำเร็จของการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร เห็นว่า สิ่งต่อไปจะมีผลต่อความสำเร็จของการพัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่

• การบริหารและกำหนดนโยบายแบบมีส่วนร่วมและกำหนดจากศูนย์กลาง
• ความรู้ความเข้าใจของผู้บริหารในการออกแบบและนำสารสนเทศไปใช้งาน
• มีหน่วยงานรองรับการทำงานแบบบูรณาการ ใช้นวัตกรรมเดียวกัน
• นโยบายของผู้บริหารหรือองค์กร (ระยะยาว)
• ความต้องการที่ชัดเจนของผู้ใช้ (หน่วยงาน) 
• การพัฒนาทีมงานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหาร
• การสร้างความเข้าใจกับทุกๆ หน่วยที่เกี่ยวข้อง ในทิศทางของมหาวิทยาลัย
• ความจำเป็นของระบบที่เกิดจากความต้องการของผู้บริหารและผู้ใช้จริง
• บทบาทของผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศ

นอกจากนั้น ด้านนโยบายการบริหารงานด้านไอซีทีขององค์กร จะต้องมีความชัดเจน และกำหนดมาตรฐานขึ้นมาใช้ทั้งองค์กร ได้แก่

• การพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรภายใน จะต้องขออนุมัติในระดับนโยบาย เพื่อใช้ทรัพยากรร่วมกันและเป็นไปตามทิศทางการพัฒนาของมหาวิทยาลัย
• การพัฒนาคน (ทั้งด้านนักพัฒนาระบบ และผู้เกี่ยวข้อง) จะต้องมีเป้าหมายให้สอดคล้องกับทิศทางการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• การพัฒนามาตรฐานการทำงานด้านไอซทีที่เป็นกรอบมาตรฐานสากล
• การพึ่งพาตนเองอย่างยั่งยืนในอนาคต มุ่งสร้างผลิตเพื่อหาหรือสร้างรายได้
• ควรมีการพัฒนาระบบการมอบหมายงาน (KPIs) ของนักวิชาการคอมพิวเตอร์ให้ชัดเจน ตามหน้าที่หลัก
• การมอบหมาย KPIs ให้บุคลากรในหน่วยงานผู้ใช้ระบบโดยตรง เพื่อให้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบสารสนเทศตั้งแต่เริ่มต้น
• ควรมีการจัดทำแผนบริหารเรื่องความเสี่ยงด้านไอซีที
• การกำหนดบทบาทในการพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรให้ชัดเจน  เช่น  DBA, NA
• เป้าหมายการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อตอบสนองการบริการท้องถิ่น โดยเฉพาะการผลิตระบบสารสนเทศตอบสนองโครงการต้นแบบสามเหลี่ยมเศรษฐกิจชายแดนใต้